Pertumbuhan ekonomi yang sangat lesu akhir-akhir ini mendorong banyak organisasi melakukan efisiensi.  Istilah efisiensi organisasi sendiri seringkali menjadi momok buat karyawan karena sering kali berkonotasi pengurangan jumlah karyawan, atau sering juga disebut “downsizing”. Memang “downsizing” bisa menjadi salah satu pendekatan melakukan efisiensi organisasi namun “downsizing” bukan satu-satunya jawaban.

Solusi melakukan “downsizing” tentunya dapat membantu organisasi untuk mengurangi biaya operasional untuk dapat recovery dengan lebih cepat.  Hanya saja, melakukan “downsizing” juga membawa risiko karena melakukan “downsizing” yang terlalu dini, bisa mengakibatkan organisasi kehilangan keunggulan kompetitif dan juga sering kali memunculkan aura keraguan dan pesimistis dalam organisasi. 

Efisien organisasi bukan berarti organisasi dengan beban biaya terendah karena untuk memandang efisiensi perlu juga dilihat efektivitas organisasi. Organisasi yang baik perlu memiliki karakteristik keduanya, yaitu memiliki sumber daya yang cukup handal dengan biaya yang efisien untuk menghasilkan pencapaian yang efektif dan optimal. 

Oleh karena itu, organisasi yang efektif dan efisien perlu didesain secara sengaja untuk mengantisipasi kebutuhan dan tantangan bisnis, bukan berevolusi secara reaktif. Lalu apa dasar-dasar pengembangan organisasi yang seharusnya digunakan untuk secara sengaja mendesain organisasi yang efektif dan efisien?

Menurut Paul W. Gustavson, pendiri Organization Planning & Design, Inc. di Amerika Serikat, pengembangan organisasi harus dimulai dari memahami kondisi bisnis, baik internal (kapabilitas organisasi saat ini dan potensi ke depan) maupun eksternal (kondisi pasar dan persaingan bisnis) yang merupakan elemen Strategy di dalam organisasi.  Memahami arah dan tujuan organisasi secara komprehensif merupakan langkah pertama dalam pengembangan organisasi. 

Langkah kedua adalah menerjemahkan strategi organisasi menjadi proses yang akan mengendalikan operasional organisasi.  Ini adalah elemen System di dalam organisasi.  Memahami bagaimana organisasi mengeksekusi strategi dan menciptakan nilai kepada pemangku kepentingan, termasuk pelanggan adalah hal penting dalam mendesain organisasi.

Mendesain organisasi itu sendiri menjadi langkah ketiga yang sebaiknya perlu dilakukan secara paralel dengan langkah keempat yaitu melakukan pemetaan kebutuhan sumber daya, termasuk sumber daya manusia. Langkah ketiga ini memang menjadi keluaran akhir dari pengembangan organisasi, namun tanpa melakukan langkah pertama, kedua dan keempat, organisasi yang dihasilkan tidak akan memiliki karakteristik efektif dan efisien. 

Karakteristik efektif organisasi terpetakan dari organisasi yang memiliki keselarasan antara strategi yang dituju, proses bisnis yang dieksekusi untuk pencapaian strategi dan sumber daya yang memadai untuk mejalankan proses bisnis dan mendorong pencapaian strategi.  Keterhubungan antara elemen Strategy dan System sangat penting untuk memastikan organisasi didesain untuk dapat memberikan dampak positif terhadap pencapaian Strategy dan eksekusi System.

Di sisi lain, karakteristik efisien organisasi terpetakan dari menyelaraskan organisasi yang didesain untuk efektif dengan kebutuhan sumber daya, terutama sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan organisasi yang sudah didesain untuk mengeksekusi proses bisnis dan mendorong pencapaian strategi.  Besaran jumlah sumber daya yang dibutuhkan bukanlah indikator organisasi efisien atau tidak.  Kebutuhan jumlah yang pas adalah tujuan melakukan efisiensi, bukan untuk menurunkan jumlah sekecil mungkin.

Akhir kata, efisiensi yang berlebihan dapat membuat organisasi semakin tidak efektif, padahal organisasi perlu efektif untuk dapat bertumbuh.  Organisasi yang efektif seringkali dapat bertahan walaupun tidak efisien.  Namun organisasi yang berkesinambungan dapat efektif dan efisien pada saat yang bersamaan dan ini yang menjadi tujuan utama dalam melakukan pengembangan organisasi.

Handoko Said