Standard Operating Procedure atau SOP merupakan dokumen yang isinya adalah prosedur untuk menyelesaikan pekerjaan secara lebih efektif. Hampir semua perusahaan maupun organisasi sudah pasti memiliki SOP sebagai acuan dalam melakukan kegiatannya.

Jadi SOP ini akan disusun berdasarkan pada prosedur kerja serta kebutuhan dari setiap perusahaan maupun organisasi. Dalam penerapannya, setiap SOP ini juga akan digunakan secara berbeda antara satu organisasi/perusahaan dengan yang lainnya.

Pentingnya Standard Operating Procedure dalam Sebuah Perusahaan

Setiap kali menjalankan bisnis maupun usaha, sangat penting untuk menyusun SOP dengan baik dan benar. SOP ini biasanya berbentuk dokumen yang berisi tentang berbagai macam prosedur untuk mendapat hasil yang efektif.

Tentunya bisnis akan lebih sulit menjalankan segala kegiatan dan tugasnya jika tanpa adanya SOP ini. Secara umum SOP ini berguna untuk memudahkan, merapikan serta menerbitkan jalannya kegiatan.

Jika SOP pada suatu perusahaan tidak ada, maka usaha tidak akan berjalan secara maksimal dan tanpa arah serta tujuan. Oleh karena itu begitu pentingnya penerapan SOP setiap perusahaan maupun organisasi dan lembaga-lembaga tertentu.

Makna dari SOP

Standard Operating Procedure disusun dengan langkah-langkah yang sudah berlaku. Dengan demikian keberadaannya ini harus mampu untuk diikuti serta dilaksanakan sesuai dengan tujuan organisasi atau perusahaan.

SOP ini tentu mampu untuk memberi jejak arsip perusahaan serta akan memberikan keseragaman soal tindakan operasionalnya. Maka dari itu setiap perusahaan biasanya akan memiliki SOP yang berbeda dan tergantung dari karakter perusahaan itu sendiri.

Akan tetapi ada beberapa perusahaan yang justru membuat SOP ini dengan cara yang tidak benar hingga menyebabkan kegagalan. Oleh karena itu sebelum memutuskan untuk membuat, maka Anda harus tahu beberapa langkah yang tepat untuk membuatnya.

Tips Membuat SOP dengan Benar

Kita harus memiliki pengetahuan cara membuat Standard Operating Procedure agar bisa lebih maksimal. Langkah pertama adalah mengumpulkan data informasi serta melakukan riset aktivitas dan prosedur.

Jika sudah, maka Anda harus tahu aturan yang berlaku untuk membuatnya, seperti lengkap, ringkas bersih, benar dan juga sopan. Aturan ini bisa untuk membantu Anda dalam proses pembuatan format SOP perusahaan.

Melakukan implementasi adalah hal yang sangat penting, salah satunya dimulai dengan cara menilai SOP oleh beberapa kelompok ahli. Apabila SOP telah melakukan implementasi, sebaiknya dengarlah masukan yang akan diberikan oleh para karyawan perusahaan tersebut.

Tujuan SOP

Setelah mengetahui cara membuat Standard Operating Procedure, kini saatnya Anda tahu apa sebenarnya tujuan adanya SOP. Seperti penjelasan sebelumnya bahwa SOP merupakan standar atau perincian terkait aktivitas pekerjaan agar lebih efektif.

Selain itu SOP merupakan sumber pedoman bagi perusahaan, lembaga atau instansi dalam menjalankan segala tugasnya. Artinya ini sangat membantu semua pihak yang terkait untuk tahu apa saja tugas mereka sesuai aturan dalam SOP tersebut.

Tujuan adanya SOP ini juga bisa untuk memperkecil terjadinya kegagalan seperti kebangkrutan dalam sebuah perusahaan. Nah apabila arahan ataupun pedoman terarah lebih baik, maka perusahaan bisa menghasilkan tingkat kinerja lebih baik.

Manfaat Pembuatan SOP

Pembuatan Standard Operating Procedure tentu akan membutuhkan tenaga, waktu, hingga riset guna mendukung analisis dari setiap masalah yang terjadi. Tidak hanya itu saja, meskipun SOP telah selesai dipraktikkan, namun sangat penting untuk terus menelusuri lebih lanjut hasil SOP tersebut.

SOP sudah pasti akan berisi mengenai seluruh prosedur yang mampu untuk memenuhi standar serta sifatnya konsistensi. Bahkan tugas yang akan diberikan pun juga harus senantiasa dilakukan dengan menggunakan cara yang sama pula.

Salah satu alasan utama membuat SOP yaitu supaya bisa terus meningkatkan efisiensi, misalnya untuk membuat SDA yang lebih efisien lagi. Jadi saat ada karyawan yang menyelesaikan tugasnya sesuai prosedur, maka Anda dapat meningkatkan prosesnya tersebut.

Seorang pembuat Standard Operating Procedure mungkin juga harus mampu dalam menjabarkan bagaimana cara mematikan alat berbahaya dalam perusahaan. Dalam artian bahwa keselamatan serta kesehatan kerja karyawan merupakan masalah yang sangat penting.

Sehingga berkat adanya SOP ini, maka saat perusahaan Anda mengalami kejadian tertentu, maka semua pihak bisa menyelamatkan diri dengan benar. Salah satunya adalah dengan menggunakan atau memanfaatkan alat pelindung untuk mencegah terjadinya kecelakaan ketika bekerja.

Sementara itu akuntabilitas merupakan rasa pertanggungjawaban dari hasil peroleh ketika tengah melakukan sebuah aktivitas ataupun kegiatan. Hal ini telah menjadi bukti bahwa SOP mampu untuk membantu dalam meningkatkan tanggung jawab sebuah instansi atau perusahaan.

Fungsi Adanya SOP

Tentunya akan ada banyak fungsi dari penerapan Standard Operating Procedure dalam sebuah perusahaan, instansi maupun lembaga. Setelah tahu tujuannya, maka harapannya bisa membentuk SOP lebih baik dan lebih fokus untuk menjalankan bisnis.

Ternyata selain hanya beberapa tujuan yang sudah dijelaskan sebelumnya, SOP memiliki fungsi lain yang tak kalah penting. Salah satunya adalah mampu untuk memperkecil suatu kesalahan yang melanda.

Memang kesalahan dalam suatu usaha merupakan hal yang wajar tapi tak lantas kesalahan yang ada ini akan menjadi yang tidak penting. Hal ini karena mampu untuk memicu dampak lebih besar dan tentunya harus selalu diperhatikan khusus.

Dengan adanya Standard Operating Procedure ini, maka perusahaan bisa menerapkan yang lebih baik dan tidak menjadi persoalan bagi pelaku bisnis. Fungsi lain dari SOP ini adalah untuk menjadi salah satu alat penilaian kerja dalam sebuah perusahaan.

Jika ada sesuatu yang sering terjadi di luar layanan SOP maka akan dianggap sebagai kesalahan maupun pelanggaran. Jadi saat ada karyawan yang bekerja sesuai SOP tapi terjadi sesuatu, maka akan menjadi bahan pertimbangan hukum dari lembaga tersebut.

Seperti yang kita tahu, bahwa adanya SOP ini adalah dibuat khusus untuk memudahkan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. Sehingga keberadaan SOP ini maka karyawan akan paham mengenai sesuatu yang harus dikerjakan.

Pentingnya Menerapkan SOP

Setelah mengetahui pengertian, fungsi, manfaat hingga tujuan Standard Operating Procedure, kini saatnya tahu pentingnya pembuatan SOP. Jadi untuk bisa membuat SOP ini, maka pelaku usaha bisa memulainya dengan cara melakukan kerja sama dengan seluruh rekan bisnisnya.

Apa tujuannya? Yaitu untuk menentukan sasaran, penyusunan alur kerja, memberi penjelasan, mempermudah proses pemantauan hingga melakukan implementasi balanced scorecard yang sesuai. Tidak hanya itu saja, melainkan sikap konsisten dalam melakukan SOP juga merupakan sesuatu yang paling penting.

Nah bagi Anda yang kini sedang membutuhkan jasa atau layanan maka tidak perlu khawatir karena sudah ada ONE GML. Kami menyediakan layanan yang bisa Anda gunakan untuk membuat SOP dengan menggunakan metode khusus. 

Karena keberadaan Standard Operating Procedure begitu penting demi berjalannya perusahaan, maka penting pula untuk membuatnya. Seperti pembahasan awal, bahwa tujuan dari penerapan SOP adalah supaya lembaga maupun perusahaan bisa berjalan maksimal sebagaimana mestinya.

GML Performance Consulting